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社内広報とは?目的やメリットについて解説

INDEX

こんにちは、PR Tableの久保です。

社内広報とは、企業が自社の社員に対して行う広報活動のひとつ。エンプロイー・リレーションズの一環であり、インターナルコミュニケーション、インナーコミュニケーションと呼ばれることもあります。

企業の持続的な発展のためには、社員全員が共通の意識をもち、行動することが重要です。そのためにも、社内広報が果たす役割は非常に大きなものになります。

社内広報の目的

社内広報を行う目的は以下のようなものがあります。

  • 企業理念やビジョン、ミッション、バリュー(MVV)などの理解促進・浸透をはかる
  • 部署間、社員間の相互理解を促進
  • 日々アップデートされる経営情報を共有
  • 社内コミュニケーションの活性化
  • 会社の文化、風土の醸成
  • 倫理観やコンプライアンスなどのマインド醸成ほか

リモートワークや働き方が多様化したことにより、組織内でのオンライン上でのコミュニケーション課題が顕在化しており、より重要性が高まってるといえます。

社内に広報理解がないと起こりうること

社内に広報の理解が浸透していないことで、下記のような事態を引き起こしてしまいます。

  • 広報の取材記事を広告記事のように勘違いされてしまう
  • 知らない間にリリースされているサービスがあった
  • 知らないところで、面白いイベントが開催されていた
  • 急な取材依頼が来てもインタビューの協力を得られない ほか

そんな事態にならないように、どのように社内に広報の理解を深め、会社全体の情報をキャッチアップしていくと良いのでしょうか。社内広報が上手な企業に共通しているポイントをまとめました。

社内広報が上手な企業がやっていること

1.広報活動を社員にも知ってもらう

●全社にメルマガ配信

社内広報が上手な企業の共通点として、定期的に広報活動について全社へ情報共有していることが挙げられます。毎週メルマガを定期配信していたり、なかにはslack等のコミュニケーションツールを活用して毎日のように全社に配信をしている企業もあります。
実際に、どんな内容を配信しているかご紹介します。

–メディア掲載報告
苦労して獲得した取材記事を知ってもらうこと、そしてちゃんと読んでもらうことが大事です。–メディア掲載に至るまで、どのような過程を踏んでいるかなど受け身ではなく、働きかけがあることを伝えましょう。

–メディア掲載の活用方法
掲載記事を、どのように営業活動に活かしたら良いか、トークに落とし込んでいる企業もあります。

–その週の取材対応内容や取材対象者の選定理由
なぜその取材を受け、会社を代表して出る取材該当者をどのように選んだのかを説明します。

–その週に会った記者とのやりとり
記者からのアウトプットや、メディアにどんな企業だと思われているのか、どんな企画を求められているのかなどを紹介しましょう。

などなど、詳細に日々の広報活動を伝えている広報担当者が多いようです。

そうすることで、広報が日々どんな活動をしているか、さらにはメディアからどんな企業に見られているかも社内へ共有できるので、いざ依頼をしても快く対応してもらえる関係性を全社員と作ることを意識することができます。
さらに新任広報の場合は、人となりを知ってもらうためにも自身に関する小ネタも入れているという方もいます!
まずは広報担当という存在がいることを知ってもらうことで、協力依頼する際にもスムーズになったという事例もありました。

2.社内の情報をキャッチアップしよう

●日報チェック

日報の習慣がある企業は、社員の日報からネタが見つかることもあります。
数百人規模の企業でも、全社員の日報に目を通しているという広報さんもいました。

●経営陣や各部署のキーマンと情報交換

定期的にMTGやランチなどで情報交換をすることで、事前に情報が入手しやすくなります。
また経営陣にも日々の活動を報告し、広報理解を深めてもらうことで、社内の調整がよりスムーズになったという広報担当者もいます。忙しいキーマンから貴重な時間をもらうので、事前の準備も欠かさずにしましょう。

●社内のあらゆるイベントへ参加

全社横断し、各部署の細かな集まりでも積極的に顔を出している広報さんが多数います。
広報として存在を知ってもらうことはもちろん、どこに企画のタネが眠っているかわからないので、こういったコミュニケーションから最新ネタや隠れたネタを見つけることを常に念頭に置きましょう。

3.社内向け広報勉強会を実施

朝礼や全社会議などで広報の枠をもらい、毎週でも毎月でも活動報告をしている企業もいます。さらには「広報とは?」「なんのためにやっているのか?」などのレクチャーをし、新卒・中途入社問わず、最初の入社研修や、経営会議で広報の枠がある企業も増えてきています。
ポイントは、あらかじめ驚かれるであろうことを事前に伝えておくことです。

  • 取材は待っていても来ないこと
  • 取材獲得のために広報がしている裏側の活動について
  • 取材依頼は突然来ることもあること
  • 取材の原稿は確認できないこと
  • 取材されても記事化されないこともあること

…などなど
このような広報とメディアならではの特性について、しっかり伝えることが大事です。

社内に浸透することによるメリット

「新しいサービスローンチやイベントをやる際に、真っ先に相談してもらえるようになったので、自然に広報にネタが入ってくるようになった!」

「掲載された記事を、はりきって営業が営業活動に使うようになり、広報が営業活動の後押しとなることを実感してくれた!」

「広報は「仕事を引き寄せる人」という認識を持ってもらえるようになり、自然と協力体制が確立した!」

そのほかにも、掲載された社員の親族や顧客から褒めてもらったという声や、「うちの部署をもっと盛り上げたい」と相談を受けるようになった事例も。

広報は、社内外において、会社全体の日々の業務を後押しする役割を持っています。この認知を広げることで、もっと全社的に頼ってもらえるような存在になれたら、広報冥利につきます。

このような日々の地道な活動があるからこそ、浸透していくはずです。

実践されている企業様として、社内広報改革を牽引したヤマハ発動機の山下さんの記事をご紹介します。
皆様の業務のお役に少しでも立てましたら幸いです。