メディアキャラバン

メディアキャラバンとは、メディア・記者に直接アポイントを取り、情報の提供や商品などの紹介をするため、またメディアとの関係構築のために訪問すること。情報提供だけでなく、メディア・記者の方の情報ニーズや、興味関心ごと、スケジュールなどをヒアリングできる機会でもあります。PR会社の場合は、クライアント企業に同行することもあります。

広報担当者にとってメディアキャラバンは、メディアとの良好な関係構築の機会であるため、記事化への期待もそうですが、人脈形成や情報収集も重要事項と考えておきたいところです。

メディアキャラバンを実施する際の注意点

メディアキャラバンを通じて記者の方と良い信頼関係を構築していくと、「あ、この情報はあの記者さんに提供できる！」という選択肢が増えていきます。また逆に、記者の方から「こんな情報ありませんか？」と問い合わせを受けるような関係になれる可能性もあります。

1）一方的に自社の情報提供をする場ではない

どんなに自社が伝えたい内容であっても、記者の方が必要としていない情報になってしまっていては、意味がありません。

メディアキャラバンの際は、「この情報はどうですか？」という発信ばかりではなく、相手がどんな情報を欲しているのか、どんな情報がそのメディアに合うのかを考えます。周辺情報にもアンテナを張り巡らし、相手のことを考えたコミュニケーションを取っていくことが大切です。

2）相手のスケジュールを把握してコンタクトを取る

メディアキャラバンは、直接訪問のコミュニケーションです。相手の方の時間を拘束するということを意識しましょう。アポイントを取るために電話をするタイミングなどにも十分な注意が必要です。

媒体の違いや、担当の方によっても異なるため一概には言えませんが、どのメディアも、OA、発行、発売、締め切りなどのタイミングが必ずあり、その時期は非常に多忙になります。

例えば、全国紙の朝刊担当の記者さんは、夕方から明け方までが作業時間。TV番組なら、O.A 2時間前から本番に向けてが忙しい時間帯になります。雑誌の場合は、だいたい発売日の約2週間前くらいに締め切りがあります。

こうした状況を必ず事前に把握しておきたいところ。調べてもわからない場合は、ご迷惑になってしまう時間帯を直接聞いてしまうのもひとつの手です。相手の状況を思いやり、良識あるPRパーソンを目指しましょう。